La plateforme Kairos, lancée par Pôle emploi en 2017, permet aux organismes de formation d’envoyer directement leurs conventions de formation et les justificatifs associés à France Travail. Ce service en ligne facilite les échanges administratifs et réduit les délais de traitement. L’accès est réservé aux structures référencées sur La Bonne Formation. Vous allez découvrir dans cet article à quoi sert Kairos, comment s’y connecter, transmettre une convention, ou encore quelles solutions alternatives utiliser si besoin.
À quoi sert Kairos pour les organismes de formation ?
Kairos simplifie la transmission des documents entre les organismes de formation et France Travail. L’envoi des conventions de formation, attestations d’assiduité ou bilans pédagogiques se fait en quelques clics.
Cela évite les échanges par mail ou courrier, réduit les erreurs de saisie et accélère le traitement des dossiers. Une fois les documents déposés sur la plateforme, France Travail en est immédiatement informé et peut valider le financement de l’action de formation.
Kairos permet également aux organismes de suivre l’avancement du dossier en temps réel. Ils peuvent voir si la convention a été acceptée, en attente ou rejetée.
Qui peut utiliser Kairos et dans quel cadre ?
La plateforme est réservée aux organismes de formation référencés sur La Bonne Formation, l’outil officiel de recherche de formations de France Travail. Seules les structures disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) valide et enregistrées dans ce référencement peuvent accéder à Kairos.
Son usage concerne toutes les formations financées ou cofinancées par France Travail, dans le cadre d’un accompagnement individuel ou d’un plan régional de formation.
Les organismes privés comme les centres de formation publics ou associatifs peuvent s’y inscrire s’ils répondent aux critères d’éligibilité.
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Comment se connecter à la plateforme Kairos de Pôle emploi ?
La connexion à Kairos se fait via un espace sécurisé. Voici les étapes :
- Rendez-vous sur le site kairos.pole-emploi.fr
- Cliquez sur « Accès à Kairos » en haut à droite
- Identifiez-vous avec vos identifiants Kairos (login et mot de passe)
L’identifiant est attribué après inscription validée. Chaque structure dispose d’un compte principal, et peut ajouter des utilisateurs secondaires pour permettre à plusieurs personnes d’accéder à la plateforme.
Comment transmettre une convention de formation via Kairos ?
Une fois connecté, voici comment envoyer une convention de formation à France Travail :
- Accédez à l’espace « Conventions »
- Cliquez sur « Ajouter une convention »
- Remplissez les informations demandées (stagiaire, formation, dates, coûts…)
- Joignez les documents nécessaires au format PDF
- Validez et transmettez le dossier
La convention est ensuite visible par le conseiller France Travail en charge du dossier. Celui-ci peut la valider, demander des modifications ou la rejeter. Vous recevez une notification à chaque mise à jour du statut.
Comment s’inscrire sur Kairos en tant qu’organisme de formation ?
L’inscription se fait en ligne sur la plateforme Kairos, dans la rubrique « Demande d’accès ». Voici les étapes à suivre :
- Remplissez le formulaire avec vos informations administratives
- Joignez les justificatifs demandés (NDA, RIB, attestation URSSAF…)
- Attendez la validation de votre demande par les équipes de France Travail
Une fois votre dossier validé, vous recevrez vos identifiants de connexion. Le délai de traitement varie selon les régions, mais comptez en général 7 à 10 jours ouvrés.
Peut-on utiliser Kairos avec France Travail ?
Oui. Depuis 2024, Kairos est l’outil officiel pour les échanges entre les organismes de formation et France Travail (anciennement Pôle emploi).
Toutes les démarches liées à une demande de financement, une convention de formation ou un suivi de stagiaire passent désormais par Kairos, lorsqu’il s’agit d’une formation financée par France Travail.
Le changement de nom n’a pas modifié les usages. L’URL et les identifiants restent les mêmes, mais les courriers ou notifications mentionnent désormais « France Travail ».
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Quelles alternatives à Kairos pour les démarches avec Pôle emploi ?
Dans certains cas, Kairos ne peut pas être utilisé. Voici quelques alternatives :
| Situation | Alternative à utiliser |
|---|---|
| Formation non référencée sur La Bonne Formation | Transmission par mail au conseiller France Travail |
| Organisme non inscrit à Kairos | Envoi des documents par courrier ou via l’Espace Partenaire |
| Problème technique sur la plateforme | Utilisation temporaire du formulaire papier ou échange par mail |
Si vous ne pouvez pas passer par Kairos, contactez directement le conseiller France Travail en charge du dossier. Il vous indiquera la marche à suivre selon votre situation.
